Seguridad y pequeña empresa: Documentar la seguridad
En el Reino Unido existe una norma sencilla según la cual las empresas que emplean a menos de 5 personas están exentas de gran parte del papeleo inherente a nuestra ley de seguridad. Ahora bien, es importante recordar que la exención se aplica al papeleo, no a la obligación general de mantener la seguridad de uno mismo y de sus empleados; la necesidad básica de garantizar que la seguridad se gestiona adecuadamente sigue recayendo en cualquiera que trabaje o dirija una pequeña empresa.
Igualmente, la necesidad de notificar los accidentes de trabajo más graves se mantiene con independencia del tamaño de la empresa. Pero, en general, el deber de las pequeñas empresas es mantener la seguridad de las personas en el mundo real, más que documentar cómo se hace.
Sin embargo, aunque la necesidad de una política de seguridad escrita y de evaluaciones de riesgos en sus diversas formas no es un requisito legal si tiene menos de 5 personas trabajando para usted. En los últimos años, los requisitos legales se han visto eclipsados en ocasiones por los requisitos de las grandes empresas para que sus proveedores, contratistas y subcontratistas elaboren evaluaciones de riesgos y políticas de seguridad.
Muchas empresas aplican ahora planes de contratistas «seguros» que pueden ir más allá de los requisitos legales y exigen a los pequeños contratistas y proveedores que proporcionen evaluaciones de riesgos, especialmente para los trabajos en su nombre o en sus instalaciones.
La transición a documentos de seguridad más formales por escrito, ya sea porque se supera el umbral de empleados o porque un gran cliente exige evaluaciones por escrito, no debería ser una carga importante si se maneja correctamente.
Muchas pequeñas empresas pueden hacer el trabajo por sí mismas, pero otras prefieren contratar a un consultor de salud y seguridad. Para muchas pequeñas empresas, lo que falta normalmente es tiempo y confianza, especialmente cuando se enfrentan a grandes cuestionarios de grandes empresas.
No, en el sitio web del HSE hay muchas orientaciones sobre la redacción de las evaluaciones de riesgos y la política de seguridad, por lo que se puede hacer en casa: tú diriges el negocio, así que probablemente ya sabes qué es seguro y qué no lo es. Se trata simplemente de ponerlo por escrito. Como consultor, probablemente el 80% de mi trabajo consiste en redactar lo que los clientes ya hacen, en lugar de cambiar su forma de trabajar debido a las evaluaciones de riesgos.
Para la mayoría de las pequeñas empresas, la política de seguridad es un documento sencillo y rápido: basta con escribir lo que se hace para mantener la seguridad de las personas. Suelen tener un formato en el que los primeros párrafos establecen un compromiso con la seguridad; las siguientes secciones detallan cómo se gestiona la seguridad (cómo se elige el equipo, cómo se mantiene ese equipo, cómo se selecciona y forma al personal) y terminan con las rutinas que se tienen. También debe indicar claramente quién es el responsable de la seguridad, que en una pequeña empresa será siempre el propietario o el director.
Asimismo, las evaluaciones de riesgos no son más que un ejercicio para anotar cómo se mantienen seguras las tareas y el lugar de trabajo. Los 5 pasos para la evaluación de riesgos de la HSE son una forma muy sencilla de realizar sus propias evaluaciones de riesgos: identifique las cosas que podrían dañar a las personas, piense en quién podría resultar herido, analice todo lo que hace para mantener a las personas seguras (es decir, todas las protecciones de los equipos, las normas que tiene en vigor y cosas como la formación del personal) y, a continuación, decida cuál es el riesgo: si es BAJO (aceptable), MEDIO (podría mejorarse) o ALTO (tendrá que reducir el riesgo con carácter urgente). Anótalo. Obviamente, si descubres cosas que no son correctas, arréglalas y vuelve a evaluarlas para ver cuánto has reducido el riesgo.
Ahora bien, puede haber razones por las que no quiera hacer el papeleo usted mismo, o puede ser simplemente que la gestión de la empresa le lleve su tiempo y sólo quiera que alguien escriba el papel por usted y le dé un poco de apoyo. En este punto puede considerar la posibilidad de recurrir a un consultor de seguridad.
El sitio web de la OSHCR es una lista de personas «competentes» en materia de seguridad que cumplen los criterios establecidos en parte por el HSE y es un buen lugar para empezar, o al menos un buen lugar para comprobarlo una vez que hayas encontrado un consultor. Pide recomendaciones y obtén unos cuantos presupuestos, igual que harías con cualquier otra cosa.
Redactar una buena política de seguridad compacta y una evaluación de riesgos no debería llevarle mucho tiempo a un consultor experimentado para el tamaño de la empresa que se comenta aquí, por lo que no debería ser un ejercicio costoso, sobre todo si le ahorra tiempo para dirigir la empresa.
Recuerde que la política de seguridad debe ser adecuada: para una pequeña empresa, 4 páginas es probablemente más que suficiente, y sus evaluaciones de riesgo deben ser igualmente útiles y concretas.