Posiciones de poder: Salas de conferencias revisadas
Las zonas de reunión son, al mismo tiempo, una de las áreas más deseadas de una oficina y una de las más desaprovechadas. Esto podría deberse en parte a que las salas de conferencias están mal diseñadas para su uso real. Una consideración interesante para las salas de conferencias es entender cómo el espacio afecta a la postura de las personas que lo ocupan, y cómo eso puede influir en su comportamiento.
Andrew Yap, investigador empresarial de Columbia, ha realizado dos importantes estudios sobre cómo la postura y la posición del cuerpo influyen en el comportamiento. Básicamente, hay dos tipos de posturas: abierta y cerrada. En una posición abierta, la persona está suelta, posiblemente incluso estirada (como al alcanzar objetos), mientras que en una posición cerrada, los miembros de la persona se mantienen cerca del torso. Una posición abierta es claramente una posición dominante, y hubo efectos medibles y directos en la química corporal de una persona (hombre o mujer) en esa posición:
- Aumento de los niveles de testosterona
- Disminución de los niveles de cortisol (una hormona relacionada con el estrés)
Ese cambio en la química repercute en el comportamiento y la actitud, especialmente en las acciones que aumentan la tolerancia al riesgo. La apertura al riesgo tenía algunos aspectos negativos (como los experimentos que mostraban una mayor probabilidad de hacer trampas y de conducir de forma temeraria), pero también tenía aspectos positivos significativos, como el aumento de las ideas creativas y originales, la mejora del estado de ánimo y la productividad, y la inspiración de la voluntad de cambio.
Eso sí que influye en el diseño de las salas de conferencias. El estudio de Yap reveló dos cosas. En primer lugar, los efectos de la posición del cuerpo se producían de forma natural, cuando el sujeto ni siquiera era consciente de la postura, como al crear una tarea en la que la persona tenía que alcanzar objetos o en la que estaba confinada. En segundo lugar, los efectos eran invisibles para los propios sujetos, que calificaban su propio estado mental como invariable incluso cuando tanto los niveles químicos como las evaluaciones de otras personas observaban una diferencia.
Por lo tanto, la creación de un determinado entorno tiene una influencia directa y mensurable, incluso si sus empleados nunca son conscientes de ello.
Al examinar las salas de conferencias o de reuniones, es imprescindible darse cuenta de que los objetivos de las reuniones son diferentes. Eso significa que el diseño debe ser diferente. Esto influye en todo: la forma de la mesa, el tamaño y el número de sillas, el espacio abierto de la sala.
Hay tres formas de ver los tipos de reuniones, en función de las interacciones deseadas: de colaboración, de persuasión o de confrontación. Cada una de ellas tiene diferentes requisitos para diseñar una sala de conferencias ideal.
Colaboración
Se trata de reuniones de proyectos, sesiones de brainstorming, tipos de reuniones en las que las personas trabajan juntas hacia un objetivo creativo. Estas son las situaciones en las que todos deben sentirse iguales dentro del grupo y poderosos. La estructura debe imponer posturas abiertas, para maximizar el aumento de la productividad, la creatividad y el riesgo.
- Incorpora pizarras blancas, notas Post-It de colores y herramientas para la lluvia de ideas para animar a todos a alargar sus movimientos y abrir su postura.
- Utilice mesas redondas para reforzar la sensación de igualdad.
- Limite las mesas o sillas para crear un espacio de trabajo suficiente que permita a las personas estirarse.
- Utiliza la iluminación natural y las ventanas para dar sensación de espacio.
- Utilice sillas cómodas y ajustables.
- Evite las habitaciones pequeñas con poco espacio libre alrededor de los muebles.
Persuasivo
Se trata de un entorno más estructurado en el que dos grupos trabajan para conseguir un objetivo común, pero por motivos diferentes. Piensa en una empresa de consultoría, donde un consultor y un cliente trabajan conjuntamente en un proyecto. La idea es extender un sentimiento de amabilidad y comodidad para que el ambiente sea constructivo y positivo.
No está relacionado específicamente con el diseño de salas de conferencias, pero Roger Dawson, un negociador de negocios, cuenta que un almirante británico invitó a un almirante argentino a bordo de un barco tras la derrota argentina en la Guerra de las Malvinas. El almirante británico ofreció una lujosa cena y agradeció al líder argentino una «espléndida campaña». Esta muestra de gentileza ayudó a las negociaciones de paz.
Esa actitud es una conciencia de la otra parte que es beneficiosa en muchas situaciones de negocios.
- Disponga de un servicio de café u otros aperitivos para que sea acogedor y cómodo.
- Si es posible, utilice mesas redondas para fomentar la sensación de igualdad. Si no, disponga los asientos de forma circular para evitar una estructura jerárquica.
- Disponga de un número adecuado de tomas de corriente para los ordenadores portátiles y otros dispositivos para que todos puedan participar.
- Utilice sillas más grandes que fomenten posturas abiertas al sentarse. Asegúrese de que las sillas sean ajustables para minimizar las disparidades de altura.
El equilibrio entre los asientos y el espacio es crucial: planifícalo con cuidado, utilizando más de los requisitos mínimos.
Adversario
Es un viejo tropo que los jefes imperiales tengan una silla grande mientras los empleados se sientan en una silla mucho más corta, o que el jefe tenga un escritorio enorme y amenazante. La disparidad en el tamaño del mobiliario crea una percepción de poder y puede ser muy eficaz desde el punto de vista psicológico. Sin embargo, la disposición de las salas de conferencias en forma de enfrentamiento genera asociaciones muy negativas, y hay pocos casos en los que sea realmente apropiado. La mayoría de estos elementos son realmente cosas que hay que evitar:
- Utilizar muebles de gran tamaño en una habitación pequeña.
- Tener demasiadas sillas o muy poco espacio libre alrededor de las sillas.
- El uso de colores llamativos en un espacio pequeño crea una sensación de encierro.
- El uso de sillas más pequeñas en una sala de conferencias crea una sensación de confinamiento, que puede agravarse si los participantes tienen sillas de distinto tamaño.
- Utilizar sillas de tamaño fijo, en lugar de ajustables, lo que acentúa la falta de control.
- Utilizar mesas grandes y rectangulares, estableciendo una fuerte estructura de poder.