Formas de prevenir el fraude en las pequeñas empresas
Las pequeñas empresas son a menudo más susceptibles de ser objeto de fraude que las grandes compañías, y la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas ni siquiera piensan que sus empleados podrían estar participando en actividades ilegales antes de que sea demasiado tarde.
El fraude es más frecuente en las pequeñas empresas debido a la mayor confianza, los controles limitados, la falta de delegación y la falta de claridad en las responsabilidades del trabajo.
Los tipos de fraude más comunes que afectan a las pequeñas empresas son la manipulación de cheques, el fraude de inventario y el soborno comercial. Un empleado interno suele realizar el fraude. Por lo general, cuanto más tiempo haya trabajado alguien para una empresa y cuanto más alto sea su rango, más probabilidades tendrá de cometer fraudes mayores antes de ser descubierto.
Teniendo en cuenta la gran cantidad de pérdidas potenciales, los propietarios de pequeñas empresas deberían hacer de la prevención del fraude una prioridad.
Consejos de prevención
- Sea consciente de que puede ocurrirle a usted. El fraude en las pequeñas empresas está muy extendido y es importante entender que puede ocurrirle a su empresa.
- Antes de contratar a cualquier empleado, realice una comprobación exhaustiva de sus antecedentes. Compruebe el historial de empleo, las referencias, la educación y las condenas penales. La mayoría de los individuos que se dedican a la actividad fraudulenta nunca han sido acusados o condenados por un delito anterior relacionado con el fraude, pero exigir una comprobación de antecedentes desde el principio puede prevenir a posibles defraudadores.
- Conozca las señales de alarma de fraude más comunes. Hay una variedad de señales de fraude y los propietarios de pequeñas empresas deben ser capaces de identificar las advertencias y estar atentos a ellas. No siempre significan que se esté produciendo un fraude, pero sí que puede ser necesaria una estrecha vigilancia.
- Revisar y mejorar los controles internos y aplicar otras tácticas antifraude. Existen varios métodos eficaces para reducir las oportunidades de fraude y para la prevención. Los propietarios de pequeñas empresas deben conocer los controles más comunes y otras acciones para su determinado tipo de negocio.
- Cree una política contra el fraude. En términos sencillos, informe a los empleados durante su orientación, programas de formación y otras actividades similares de que no se tolera el fraude y describa lo que debe hacerse si un empleado sospecha de fraude. Asimismo, asegúrese de informar a los empleados de las medidas que tomará la empresa si se sospecha o se determina la existencia de un fraude.
- Asegúrese de que se aprueben los gastos y controle la situación de caja. Asegúrese de que usted, como propietario o gerente, apruebe todos los gastos para comprobar su validez.
- Invierta en una cobertura de fidelidad. El seguro empresarial es un activo clave que protege a la empresa en caso de pérdidas por falsificación, robo, malversación y otras actividades perjudiciales.
- Asumir la responsabilidad personal de la observación constante. Los propios propietarios de las pequeñas empresas deben aceptar la responsabilidad de las estrategias antifraude y de la supervisión. Confiar esta tarea a un empleado puede resultar perjudicial si es él quien comete el fraude.
- Realice auditorías ocasionales. Auditar periódicamente los departamentos o la empresa en su conjunto puede ayudar a prevenir el blanqueo de dinero porque pilla a los empleados desprevenidos.
- Instalar equipos de seguridad en las zonas de carga, los almacenes y otras áreas para evitar el robo de bienes.
Lleve un registro detallado de la compra de suministros y equipos necesarios. Por ejemplo, si un determinado empleado se encarga de pedir material de oficina, como tinta y tóner para impresoras, exíjale que utilice una fuente o un sitio web para que pueda hacer un seguimiento de los registros de los pedidos y asegurarse de que se contabiliza la cantidad de dinero destinada a los suministros. - Fomente las denuncias anónimas. En las pequeñas empresas en las que los empleados suelen colaborar estrechamente, los individuos pueden preocuparse por los resultados de denunciar un comportamiento fraudulento, por lo que es importante indicar claramente que puede hacerse de forma anónima. Los intermediarios de terceros pueden ser útiles para determinar si las acusaciones son válidas. Un ejemplo de sistema de denuncia anónima útil es un servicio de línea directa de terceros.