Evaluación y mantenimiento de una relación saludable con su proveedor de servicios externos: Una guía rápida
La subcontratación es cada vez más popular a medida que las empresas se dan cuenta de las ventajas económicas de permitir que otra empresa gestione un área específica de su negocio. Puede tratarse de cualquier cosa, desde la subcontratación de llamadas hasta los servicios de TI, pasando por los recursos humanos y la seguridad e higiene. Recientemente, los medios de comunicación se han hecho eco de las ventajas económicas de la subcontratación.
La subcontratación se diferencia de otras relaciones en el mundo empresarial en que suele haber algún tipo de relación contractual y, con bastante frecuencia, cierta distancia geográfica. Es importante compensar estas barreras realizando el trabajo necesario y cuidando suficientemente la relación.
Encontrar un proveedor
Encontrar la empresa de externalización adecuada es importante, y aún más importante es mantener y evaluar esta relación.
El proceso de selección de proveedores debe estar bien pensado. Una decisión basada exclusivamente en el precio más bajo puede ser una decisión de la que se arrepienta unos meses después. A la hora de elegir una empresa de subcontratación, elabore una lista de criterios deseados, ya que es fácil olvidar los factores clave entre el estrés. Realice entrevistas para asegurarse de que el proveedor cumple los criterios establecidos. Áreas de criterio sugeridas:
- Precio: ¿se ajusta el proveedor a su presupuesto?
- Referencias/reputación – ¿Tiene el proveedor una cartera de clientes de éxito? ¿Está dispuesto a proporcionar testimonios o referencias de clientes pasados y presentes?
- Ubicación – ¿La empresa de subcontratación está ubicada en la localidad? ¿Puede usted o la empresa subcontratada desplazarse para celebrar reuniones? Si no es así, ¿hay otras formas de comunicación que le permitan mantener un contacto regular?
- Condiciones contractuales – ¿Cuáles son las condiciones contractuales? ¿Necesita un contrato flexible? Asegúrese de que las condiciones del contrato son claras
- Recursos – ¿De qué recursos dispone la empresa de externalización para satisfacer sus necesidades? ¿Cuántos empleados trabajarán en su proyecto? ¿Es suficiente?
- Compromiso con la calidad: asegúrese de que su empresa de subcontratación se compromete a mantener los altos niveles de calidad que se esperan.
- Valor – ¿Cómo podrá la empresa añadir valor?
- Experiencia – Una buena empresa de externalización ha adquirido experiencia a lo largo de los años, ya que ha trabajado con clientes con negocios similares y ha adquirido experiencia a la hora de enfrentarse a los retos. Averigüe sobre la experiencia de los proveedores, pregunte sobre los retos a los que se han enfrentado y cómo los han superado.
Requisitos de configuración
Los requisitos de la empresa son prioritarios y una empresa subcontratada profesionalmente estará dispuesta y será capaz de adaptarse y modificarse a medida que los requisitos de la empresa cambien con el tiempo. Por lo tanto, es esencial evaluar continuamente la relación comercial: ¿sigue prestando el servicio adecuado? ¿Está satisfaciendo todas las necesidades y objetivos necesarios? ¿Existe un conflicto de intereses? ¿Sigue siendo el servicio rentable y valioso? Una buena empresa de subcontratación será capaz de adaptar sus servicios a estos cambios para garantizar que los servicios siguen satisfaciendo sus necesidades.
A la hora de especificar los requisitos, es importante recordar los principios clave. En primer lugar, hay que ser absolutamente claro en todos los requisitos, ya que si existe la posibilidad de que algo en la redacción se malinterprete, puede causar problemas en el futuro. Asegúrese de preguntar a su empresa subcontratada si todos los requisitos son claros y se entienden.
Para asegurarse de que no hay ambigüedades, asegúrese de preguntar a una amplia gama de personas su interpretación del esquema final de requisitos antes de llegar a un acuerdo con el proveedor. No debe haber espacio para suposiciones en los requisitos y recuerde que es mejor escribir demasiado que demasiado poco. El proceso de requisitos puede ser mucho más exigente y requerir más tiempo que otros procesos empresariales debido a las diferencias físicas de una relación de externalización. Sin embargo, es de esperar que este tiempo inicial no suponga perder tiempo corrigiendo malentendidos en el futuro.
Contratos y relaciones
Una vez que se ha encontrado un proveedor adecuado y se han acordado los requisitos, puede ser necesario redactar un contrato claro, o leerlo. El contrato debe incluir los detalles de la relación, la flexibilidad necesaria en función de las necesidades cambiantes de la empresa, cómo se medirá el éxito, quién gestiona la relación y cualquier otra cosa que se considere adecuada para ser escrita en términos contractuales.
Con la subcontratación, se requiere un poco más de esfuerzo para gestionar los procesos de la empresa subcontratada debido a la naturaleza externa de la relación comercial. Se recomienda celebrar reuniones de revisión frecuentes y formales. Estas reuniones pueden permitir que ambas partes discutan el trabajo en curso, los objetivos futuros y realicen una revisión del trabajo ya completado, a la vez que pueden identificar cualquier problema que deba ser tratado y que pueda afectar a la relación. Unos canales de comunicación claros y coherentes son la base de cualquier relación comercial.
La mayoría de las empresas mantienen relaciones de trabajo saludables con las empresas de externalización, superando los problemas geográficos que puedan existir y garantizando una comunicación eficaz. Programas como Skype y Camtasia son sólo un par de herramientas que pueden ayudar en este proceso. Se pueden utilizar en reuniones virtuales periódicas que pueden ayudar a fomentar unas relaciones empresariales saludables.
Gestión de las relaciones
Hay áreas obvias de la subcontratación que requieren una gestión regular para garantizar el éxito de la relación, entre ellas:
- Gestión financiera: garantizar que los costes de la subcontratación se tengan en cuenta y se mantengan para que el servicio siga siendo rentable.
- Comunicación – Quizás el punto más importante, la comunicación con su empresa subcontratada de forma regular es crucial para desarrollar un entendimiento mutuo y mantener una relación exitosa.
- Privacidad: es importante gestionar quién tiene exactamente acceso a la información privada o confidencial (como los registros de los clientes) para mantener la seguridad y la privacidad esperadas. Es necesario controlar el acceso del proveedor a esta información.
Sin duda hay otros aspectos que requieren una gestión cuidadosa, dependiendo del área de negocio que se externalice, establecer un programa de gestión y mantenerlo ayuda a garantizar que la relación se mantenga saludable.
Conclusión
Tomar la decisión de externalizar un área empresarial clave es una elección que puede aportar muchos beneficios tanto a las pequeñas como a las grandes empresas. La búsqueda de un ahorro de costes a largo plazo es, sin duda, uno de los principales motivos para elegir la externalización, pero tomar esta decisión con la única intención de ahorrar dinero puede ser perjudicial para el éxito de la externalización.
El proceso de externalización requiere tiempo e inversión para encontrar al proveedor adecuado, construir y mantener una relación y ser capaz de adaptarse como empresa a la externalización, pero cuando se hace de forma eficaz, puede permitir a una empresa cosechar realmente los beneficios de la externalización.