Domine la gestión del tiempo con estos consejos
Cuando eres un nuevo líder empresarial, a todo el mundo le gusta hablarte de los innumerables retos que tienes por delante -tomar decisiones difíciles, analizar las tendencias del mercado y seguir siendo innovador-, pero pocos te dicen lo difícil que se vuelve la gestión del tiempo a medida que tu empresa evoluciona y tu función cambia.
Antes de que te des cuenta, ya no tienes libertad para participar en los envíos, la publicidad, las redes sociales, el desarrollo de productos y la elaboración de presupuestos. Puede ser tentador involucrarse demasiado en un proyecto o iniciativa, pero si no se tiene cuidado con el tiempo, se corre el riesgo de quedar demasiado atrapado en un área de su negocio y dejar que otras áreas se queden atrás.
Una buena gestión del tiempo te ayuda a mantener la cordura y permite que tu negocio crezca más rápido de lo que lo haría si intentaras hacerlo todo tú mismo. Las personas que te rodean también lo agradecerán; nada estropea más rápido las relaciones con los clientes y los compañeros de trabajo que hacerles sentir que no les das prioridad.
Por suerte, la clave de una buena gestión del tiempo no es un secreto. Necesitas disciplina, pero siguiendo algunos consejos básicos, puedes aprovechar al máximo tu tiempo y poner tu negocio en la mejor posición para triunfar.
1. Deja de hacer varias cosas a la vez
Todo empresario tiene días en los que 10 cosas requieren atención al mismo tiempo. En lugar de intentar y fracasar a la hora de abordarlas todas simultáneamente, presta toda tu atención a la tarea más inmediata primero.
A pesar de la idea equivocada de que los mejores empresarios manejan varias demandas a la vez, la multitarea no hace que el trabajador sea más eficiente. De hecho, la multitarea hace que hagas las cosas peor y más lentamente de lo que las harías si te centraras en una sola cosa a la vez.
Una de las mejores filosofías para la gestión eficaz del tiempo en una sola tarea proviene del sistema Zen To Done de Leo Babauta. Este sistema se centra en el cambio de hábitos para aprovechar al máximo el tiempo. Pero en lugar de forzarte a un cambio instantáneo, Zen To Done te anima a centrarte en el cambio de hábitos individuales. Esta mentalidad te ayuda a hacer más cosas en un plazo más corto sin la sensación de agotamiento que conlleva la multitarea.
2. Rastrear todo
No puedes aprovechar al máximo tu tiempo sin saber cómo lo empleas. Lleva un cuaderno y anota todo lo que haces: conversaciones, citas, reuniones, tiempo de planificación y trabajo. Hazlo durante todo el tiempo que sea necesario hasta que sepas qué áreas de tu negocio son las que más exigen de tu horario.
3. No tenga miedo de delegar
Los nuevos propietarios de empresas deben realizar tantos trabajos como sea posible al principio para aprender cómo funcionan todas las facetas del negocio. Esto le enseña cómo funciona su empresa, le permite detectar oportunidades de mejora y le indica qué habilidades debe buscar en sus futuros empleados. Sin embargo, cuando tu negocio crezca lo suficiente, llegará el momento en que simplemente no puedas hacerlo solo.
Delegar tareas puede suponer grandes cambios, como la subcontratación de envíos, o pequeños, como la contratación de un asistente administrativo. Una vez que hayas hecho un seguimiento de tu tiempo, fíjate en qué áreas no necesitan necesariamente tu atención personal y delega esas tareas para liberarte de asuntos más urgentes. En mi caso, eso significó dedicar mi tiempo a otras tareas en lugar de empaquetar y enviar 7.500 ruedas de bicicleta.
4. Contratar a personas fiables
No puedes delegar si no estás rodeado de un equipo eficiente y fiable. No hay nada peor que contar con alguien para cumplir un plazo y descubrir que el proyecto sólo está parcialmente terminado cuando llega la fecha límite. Así que investigue a fondo a sus socios y empleados. El talento, la inteligencia y el empuje son importantes, pero a menos que alguien sea fiable, pasarás demasiado tiempo preocupándote por si algo se hará y te encontrarás constantemente recuperando el tiempo perdido.
5. Establecer objetivos específicos
Es fácil hacer una lista de cosas que quieres lograr, pero a menos que adjuntes esa lista a una línea de tiempo, nunca sabrás si estás haciendo un progreso real. Averigua qué calendario es el más adecuado para tu empresa, determina la escala de los objetivos que quieres alcanzar y ponlos por escrito.
Cree plazos de objetivos de varios niveles para que sus objetivos sean más alcanzables. Si su objetivo anual es aumentar su cuota de mercado en un 5%, cree objetivos mensuales que detallen las cifras de ventas que debe alcanzar para lograr ese objetivo.
Cuando te propongas alcanzar objetivos personales, haz citas en lugar de listas. Incluso si la cita es con usted mismo para aportar ideas para un nuevo producto, fije una hora y cúmplala. Cuando un objetivo está en una lista, es mucho más fácil posponerlo que incumplir una cita programada.
Adquirir buenos hábitos de gestión del tiempo lleva tiempo, como cualquier otro hábito nuevo. Aprenda todo lo que pueda sobre sus exigencias de tiempo actuales, identifique las áreas de mejora y tome las medidas necesarias para ver los resultados. Conseguirá hacer más cosas, perderá menos tiempo y dinero y podrá crear una experiencia de cliente más eficaz.