Cómo controlar los impuestos sobre la nómina
Hacer la nómina de los empleados puede ser un reto cualquier día de la semana, pero cuando se trata de la época de impuestos puede ser una verdadera pesadilla. Esto se debe a que las empresas tienen muchas reglas que deben cumplir cuando se trata de la nómina, incluyendo los impuestos federales, estatales y locales, así como la distribución de los W2 y 1099 y otra documentación.
Una buena cuenta puede contribuir en gran medida a que su empresa esté al día, al igual que una empresa de nóminas que ofrezca el cumplimiento de la normativa fiscal laboral como parte de sus servicios. Si no está al día, puede arriesgarse a recibir sanciones graves o algo peor.
XYZ, un cuento con moraleja
En aras de proteger a los inocentes, se ha cambiado el nombre de la empresa y de los principales actores.
Dale es el jefe de ventas y contable de la empresa XYZ.
En 2012, XYZ experimentó un gran crecimiento en el último año y convirtió a muchos de los empleados de ventas de contratistas independientes a empleados permanentes. Contrataron a personal administrativo, para un total de doce nuevos empleados. Cuando la empresa empezó, Dale se encargó de las nóminas como parte de sus funciones. Cuando sólo se ocupaba de los sueldos del director general, el jefe de marketing y el suyo propio, y todos los demás eran contratistas a cargo de sus propios impuestos, no tenía ningún problema en ocuparse de las nóminas y los impuestos además de sus otras obligaciones. Sin embargo, cuando se incorporaron doce personas más, su carga de trabajo aumentó exponencialmente.
Además, Dale no era consciente de que algunas de las normas habían cambiado, y acabó cometiendo muchos errores que hicieron que XYZ se enfrentara a varias sanciones en el proceso. Por suerte, XYZ pudo contratar a un profesional para que lo solucionara todo.
Acudieron a una empresa de contabilidad especializada en nóminas e impuestos sobre el trabajo, que además está al día de los últimos cambios. Pudieron encontrar los formularios correctos para modificar su declaración anterior y eliminar muchas de las sanciones. También pudieron hacer las deducciones correctas a partir de ese momento, ahorrando a Dale y al resto de XYZ muchos dolores de cabeza.
Y por suerte, como XYZ es una empresa familiar muy unida, Dale pudo conservar el trabajo en el que destacaba -la gestión de la fuerza de ventas- y ceder la nómina a alguien mucho más cualificado que él.
La empresa XYZ no está sola. Está claro que los impuestos sobre el empleo entran en la categoría de «no lo intentes en casa» para las pequeñas empresas.
Incluso si no ha tenido problemas con las sanciones en el pasado, si hace sus nóminas internamente, podría considerar tener otro par de ojos que revisen sus procesos y se aseguren de que todo está al día. Depende de usted si opta por un contable o por una empresa de nóminas; cualquiera de las dos opciones puede ofrecerle la asistencia profesional que necesita.