Formas de alimentar una relación comercial positiva con su asistente virtual
Es muy fácil ver a tus asistentes virtuales como un programa de software. Maldecirles cada vez que puedes, aporrear el teclado cuando algo va mal, escribir TODAS LAS MAYÚSCULAS en tus correos electrónicos para hacerles saber que te tomas en serio los plazos que has establecido, y despedirles al menor indicio de grosería o indignación percibida cuando finalmente se cansan de tratar contigo.
¿Te suena a ti? ¿O quizás a alguien que conoces?
Vivimos en un mundo digital y, con los millones de oficinas virtuales que han surgido en la última década, muchos nuevos empresarios no tienen ni idea de cómo gestionar a las personas de forma eficaz, es decir, cómo obtener los resultados que desean, sin dejar de tratar a su personal virtual como si fueran seres humanos valiosos.
He aquí algunos consejos que puedes utilizar para asegurarte de que tu VA esté contenta trabajando contigo:
Evitar la confusión en la comunicación
Al igual que usted no debería aceptar un rendimiento inferior por su parte, ellos no deberían tener que perseguir su cola por todas partes tratando de adaptarse a su mente siempre cambiante, ni deberían pasar más de unos minutos tratando de descifrar sus instrucciones.
A la hora de tomar decisiones y dar instrucciones, piensa dos veces todo lo que envíes. Intente elaborar las instrucciones la noche anterior y vuelva a revisarlas por la mañana para ver si siguen teniendo sentido para usted antes de enviarlas. Dejar este tipo de margen de maniobra también garantiza que, si las cosas cambian de la noche a la mañana, se evite confundir a la VA con múltiples instrucciones diferentes, o que pierda su tiempo en tareas que luego acaben teniendo que ser desechadas o modificadas por completo.
Aprender el valor de la paciencia
Pero sin demasiada paciencia. Empieza despacio con tu VA, dándole tareas individuales que hacer y estando disponible en la medida de lo posible para responder a las preguntas. Permita que se cometan pequeños errores, informándoles amablemente sobre lo que hicieron mal y cómo evitar esos problemas en el futuro. Todo el mundo necesita tiempo para adaptarse a su ritmo.
Establezca una expectativa razonable sobre lo que espera ver de ellos en términos de mejoras de rendimiento en las próximas semanas. Este es también el mismo plazo que utilizarás para medir tu paciencia y comprensión. Si el empleado no consigue ponerse en marcha y trabajar de forma eficiente al final del calendario acordado, es el momento de dejarle marchar amablemente y seguir adelante. Enfadarse o enfadarse antes de tiempo puede ahuyentar a algunos de los mejores del grupo.
¡Proceso, Proceso, Proceso!
McDonald’s no sería uno de los mayores gigantes de la franquicia en el mundo si no fuera por su proceso único que mantiene los engranajes girando y los beneficios rodando. Con oficinas y restaurantes repartidos por todo el mundo, necesitan contar con prácticas firmes de mantenimiento de registros, inventario, comunicación, gestión de empleados y servicio al cliente. Es probable que estos procesos estén bien documentados, sean claros y estén arraigados en la mente de todos sus empleados.
Así debe ser también su forma de trabajar. Dedica mucho tiempo a documentar cómo quieres que se completen las tareas antes y después de contratar a tu primera VA. Guarda esta información en la nube tu aplicación de gestión de proyectos favorita, y asegúrate de que todas las VAs tengan acceso a ella.
Piensa en lo fácil que es para un empleado repasar rápidamente lo que esperas de las publicaciones en el blog que tiene a su cargo o tus sugerencias para hacer publicaciones virales en las redes sociales, que tener que preguntarte constantemente (o peor aún, adivinar y acabar equivocándose).