Pasos para crear un equipo virtual con éxito
La subcontratación y la gestión de una empresa que opera en varios continentes es una situación cada vez más común cada año. Cuando se trabaja en la llamada «oficina virtual», en la que los empleados se comunican por Internet mientras están sentados en oficinas situadas a miles de kilómetros de distancia, el concepto de creación de equipos puede parecer un poco descabellado.
El hecho de que haya tanta distancia entre ellos, de que operen en zonas horarias completamente diferentes, de que rara vez se hablen cara a cara, de que a menudo hablen idiomas diferentes y de que procedan de entornos culturales distintos podría dificultar un poco más de lo esperado la creación de equipos…
Sin embargo, no es imposible.
He aquí cuatro pasos clave para crear un equipo con éxito en una oficina virtual.
Construir el respeto
La forma de fomentar el respeto en una oficina virtual es permitir que todos los empleados se conozcan entre sí, no sólo personalmente, sino en cuanto a lo que hace cada miembro del equipo. Los responsables de la oficina deben tomarse el tiempo necesario para presentar a todos los miembros del equipo y hacerles saber qué hace cada uno de ellos, qué les hace especiales y por qué son vitales para el equipo.
Cuando un empleado ve que los jefes de equipo son plenamente conscientes de lo que hace y que comprenden los puntos fuertes de cada miembro del equipo, este reconocimiento resulta muy gratificante y fortalecedor. Y lo que es mejor, si el jefe de equipo siente la necesidad de hacer saber a todos los demás por qué cada empleado forma parte del equipo y se toma el tiempo de presentar a todos de forma minuciosa y respetuosa, eso une al grupo. Un poco de adulación nunca viene mal. Si cada empleado sabe que se le aprecia y todos los empleados saben lo que cada uno hace y de lo que es responsable, inmediatamente se sienten más como un equipo que cuando se acaban de presentar a través de un correo electrónico o de conversaciones por Skype.
Construir la confianza
La confianza es algo que hay que ganarse. Esto nunca ha sido más cierto que en el entorno empresarial. Si dices que vas a terminar un proyecto antes de la fecha límite, mantén esa promesa. Si tratas las peticiones de tus colegas con respuestas del tipo «me pondré a ello cuando me ponga», nadie confiará en ti para que hagas el trabajo en el tiempo límite.
Si tienes un buen historial y te muestras como alguien que hace las cosas en el plazo previsto, te conviertes en un trabajador de confianza. Asegúrese de que todos los miembros de la oficina virtual son conscientes de ello y haga cumplir los plazos y tiempos de forma muy estricta. Es importante establecer las mismas normas para todos los empleados, independientemente del país en el que se encuentren.
Construir la comunicación
La comunicación es la mejor manera de crear amistades, y establecer relaciones amistosas es una parte importante de la creación de equipos. Anima a los miembros de tu equipo a agregarse en Facebook, seguirse en Twitter o comunicarse regularmente por Skype. Como es imposible organizar eventos deportivos o picnics para una oficina virtual, sé creativo. Crea grupos de Facebook en los que tus empleados puedan hablar de cosas no relacionadas con el negocio después de las horas de trabajo, crea grupos de Skype en los que los empleados puedan charlar casualmente o enviarse fotos divertidas mientras trabajan. Tener una actitud de «todo negocio, nada de diversión» nunca ha formado parte de la creación de equipos, y es una idea aún peor cuando se dirige una oficina virtual en la que no hay forma de reunir a todo el mundo para realizar actividades después del trabajo.
Cuando se trabaja con oficinas virtuales, hay que hacer algunas concesiones en cuanto a las normas de comunicación por Internet, ya que es el único modo en que se comunican los miembros de tu equipo. Hay que dar un poco de margen a la actividad en Internet fuera de tema y a las charlas informales para que puedan conocerse y sentirse cómodos unos con otros.
Construir la comprensión
Esto es probablemente lo más importante de todo. Si uno de tus compañeros no habla tu idioma tan bien como te gustaría y te cuesta entenderle, no te enfades con él ni le insultes. Ten paciencia y comprende que no es su lengua materna. Trabajar en una oficina virtual significa que hay que esforzarse mucho más en las relaciones interpersonales.
Comprender que estás trabajando con personas que provienen de una cultura y un lugar diferentes a los tuyos es esencial para crear un equipo en una situación así. Recuerda que si muestras comprensión hacia otra persona, es probable que ésta te corresponda.
Es bien sabido que muchas personas trabajan de esta manera para reducir sus gastos generales y ahorrar dinero, pero la creación de equipos en el marco de una oficina virtual internacional también puede mejorar el rendimiento y aumentar la productividad en un entorno en el que la procrastinación y las horas de trabajo desperdiciadas son mucho más difíciles de controlar y evitar que en las situaciones de oficina normales.