Cómo negociar con una empresa de externalización informática
Se cree que el mercado de las tecnologías de la información superará el billón de dólares en los próximos años. La externalización de las tecnologías de la información se ha convertido en una solución creciente para el alojamiento web, la programación, las copias de seguridad de datos y los problemas de los servidores para empresas de todos los tamaños. Empresas de todos los tamaños pueden negociar con empresas de externalización de TI los servicios específicos que necesitan. Las empresas más grandes suelen utilizar un enfoque «llave en mano», en el que todas sus necesidades de TI -desde la seguridad en Internet hasta la formación del personal- son realizadas por la empresa de TI. Una empresa más pequeña puede externalizar los servicios de TI sólo para proyectos específicos o como solución temporal. La subcontratación puede ofrecer una alternativa más rentable que un departamento de TI in situ, así como estabilidad en épocas de inestabilidad.
La negociación de la mejor oferta de consultoría informática comienza con una evaluación de las necesidades de la empresa. Aparte de los servicios informáticos más comunes, como la protección antivirus, el soporte de hardware y las copias de seguridad de datos, las empresas informáticas subcontratadas pueden ofrecer servicios adicionales, como:
- Planificación estratégica y gestión de activos: las empresas de TI subcontratadas pueden convertirse en el Director de Información (CIO) archivando datos y proporcionando servicios de consultoría relacionados con las compras y las decisiones estratégicas.
- Soporte in situ – La TI externalizada puede seguir proporcionando el mismo soporte práctico que un departamento de TI in situ, realizando tareas como el mantenimiento rutinario de los equipos, la configuración de los ordenadores y los routers. (Esto puede requerir citas programadas).
- Alojamiento gestionado: las empresas de TI subcontratadas pueden proporcionar este servicio, así como ofrecer servidores externos para gestionar servidores informáticos compartidos y proporcionar actualizaciones de software.
- Software as a Service (SaaS) – Si proporciona software a sus clientes, SaaS es una forma de externalizar el soporte de software y el mantenimiento de la infraestructura. Se trata de una forma eficiente de cliente para sus clientes.
- Subcontratación de centros de datos: las empresas de TI pueden aliviar los problemas relacionados con el almacenamiento de datos, como la energía y el espacio de los ordenadores, al tiempo que proporcionan soporte de procesamiento y almacenamiento de datos.
Hacerse una idea de los servicios que necesita es una de las mejores maneras de establecer un «punto de partida» para sus negociaciones. Muchas empresas ofrecen paquetes de servicios que incluyen algunos de los anteriores y ofrecen opciones adicionales con un coste mayor. Sepa qué necesita, de qué puede prescindir y qué le gustaría tener si un representante de ventas de la empresa lo incluye como «extra».
Una vez que haya evaluado sus requisitos, podrá reducir su búsqueda a unas pocas empresas. Es útil tener una «lista de control» para evaluar a cada empresa más allá de los servicios que ofrecen. He aquí algunos puntos de negociación que puede utilizar cuando busque una empresa de TI:
- Servicios prestados – ¿Qué necesita que se haga? Por ejemplo, ¿necesita apoyo in situ? Si no es así, no importa dónde esté ubicada la empresa de TI.
- Coste – Los costes fluctúan en función de los servicios prestados. Revise realmente cuál será el coste total de la externalización de TI: el soporte in situ, los servicios básicos, la copia de seguridad de los datos, etc., pueden sumar rápidamente. Pregunte por los servicios con descuento, por un paquete de servicios «agrupados» o por cualquier otra cosa que pueda ayudarle a ahorrar costes.
- Seguridad – La empresa de TI subcontratada tendrá acceso a toda su información vital, por lo que la seguridad es de suma importancia. A veces no basta con comprobar las referencias. Puede preguntar por las capacidades de encriptación actualizadas y por los programas que utilizarán para encriptar las transferencias de datos.
Redacción del contrato
La redacción del contrato es el último paso del proceso de negociación. En la mayoría de los proyectos de TI es necesario contar con un contrato de nivel de servicio (SLA). Hay muchas formas de contratar a una empresa de TI: por proyecto, por contrato o por un tiempo determinado. Un contrato bien redactado garantizará que ambas partes estén de acuerdo. Su contrato debe incluir
- Coste y alcance del trabajo: se trata de una explicación detallada del trabajo que se realizará y de la cantidad que se pagará por él. Los costes cambiarán en función de los avances tecnológicos, por lo que es conveniente incluir una disposición de «referencia» que indique los costes de un tercero para asegurarse de que se paga el precio actual.
- Supervisión y gobernanza del trabajo: se trata de asegurarse de que la empresa de TI cumple los acuerdos de nivel de servicio. El uso de software de gobernanza puede evaluar el trabajo a medida que se realiza para garantizar la calidad.
- Plan de desvinculación – En caso de incumplimiento de contrato, usted quiere un plan que minimice su responsabilidad y aborde los derechos de propiedad, las transferencias y otras cuestiones relacionadas con la información vital.
- Acuerdos de nivel de servicio – Aquí se detallan los aspectos específicos del proyecto que pueden no estar incluidos en el contrato, como las horas de la mesa de ayuda y las resoluciones de las llamadas de servicio. La revisión del acuerdo de nivel de servicio y del contrato por parte de un abogado será beneficiosa, especialmente si se trata de una empresa de TI internacional.